5 nejčastějších chyb při plánování, já stále bojuji s číslem 2!

Plánujete, tvoříte seznamy úkolů a přesto se Vám nedaří posunovat se vpřed? Prozkoumejte, jestli neděláte jednu z 5 nejčastějších chyb!

1. Nezapisujete si vše (a na jedno místo!)

Nejčastějším zachytávačem všech úkolů je hlava. A to je kámen úrazu. Náš mozek je úžasný stroj. Je to ten nejdokonalejší počítač na světě. A pamatuje si opravdu všechno. Jen bývá problém v tom množství informací, které má uložené v paměti, včas a efektivně najít to, co právě hledáme.

Navíc se často bojíme, že něco zapomeneme, a tak nám to v hlavě straší a stále dokola se připomíná: Nezapomeň zaplatit tu složenku! Nezapomeň se objednat ke kadeřnici! V 8 je porada! Musím si nařídit budík dříve, jdu k lékaři! a tak dále a tak dále. Jistě to znáte.

Všimli jste si ale jedné věci? Stále přemýšlíme, co vše nesmíme zapomenout… a nezbývá nám prostor pro kreativní nápady! A i když nám nějaký krásný nápad vyskočí na mysl, snadno se stane, že na něj v tom všem ruchu myšlenek prostě zapomeneme.

A teď si představte, že všechny ty připomínky pěkně zametete na jednu hromadu, třeba do diáře. Už se nebudete bát, že to zapomenete. Ta úleva… Celý potenciál mozku může být využit ke kreativním úkolům! Pozor, ten boží nápad, který se právě vylíhl, je dobré napsat! Pište si i nápady, jakkoliv bláhové se Vám mohou zdát. Zaveďte si sešit, sekci v diáři, složku v počítači… prostě nápadovník a plňte jej nápady! Mozek se naučí Vám nápady neustále předhazovat. A jistě se mezi všemi těmi nápady, které Vám nabídne, vyskytne hotový poklad.

A proč zapisovat na jedno místo? Já kdysi používala tolik oblíbené samolepící bločky (můj příběh zde), byly všude. No jo, ale jak pak najít ten správný? A jistě i Vy máte tu zkušenost, že zrovna dvakrát moc dobře nelepí… Nemusím pokračovat, že? Není nad to, když přesně víte, kde jste si tu poznámku udělali a ona tam opravdu je!

Pokud si zvyknete vše plánovat a zapisovat na jedno místo, ideálně do diáře, můžete pak nosit své poznámky, nápady, povinnosti, ale i radosti všude sebou! A opravdu noste! Nikdy nemůžete vědět, kdy Vás napadne TEN nápad, který Vám změní život. Kdy Vás napadne úkol, který musíte splnit hned po příchodu domů. A pokud jej nezapíšte, bude kapacita Vašeho mozku natolik zaneprázdněna neustálým „nesmím na to zapomenout, nesmím na to zapomenout“, že Vás zrovna nechá ve štychu, co trefného odpovědět šéfovi, který se diví, že jdete ve 2 domů.

2. Zapisujete si projekty na seznam úkolů

Nejprve se podívejme, co je projekt. Projekt je soubor úkolů, které je třeba provést, abychom mohli říci, že máme hotovo. Projekt nejde provést, je to požadovaný výsledek.

Pokud si projekt zapíšete na seznam úkolů pro daný den/týden, často to vede k tomu, že jej nedokončíte. Nemůžete si ho odškrknout jako hotový. To vede k velké frustraci a stresu. Pokud si ale na seznam úkolů napíšeme jednotlivé kroky vedoucí k výsledku, můžeme tak během dne udělat třeba 3 z 5 úkolů a udělat si tak tři fajky. Hned má člověk lepší pocit, kolik toho ten den udělal.

S tímto bodem bojuji nejvíce. Často mi totiž dělá problém včas identifikovat co je a co není projekt. Ale večer, když dělám svou denní reflexi, tento bod odhalím téměř vždy – musím totiž přesouvat. Jen málokdy se mi povede splnit celý projekt během jednoho jediného dne!

Pojďme si dát malý příklad. Mám za úkol tenhle týden napsat článek na blog.

  • Varianta A – do seznamu úkolů si zapíši: článek na blog – 5 nejčastějších chyb.

Večer jdu spát a v hlavě se mi honí, co všechno je potřeba udělat a napsat, abych ke konci týdne měla článek nachystaný. Nemůžu usnout, stále se mi tam honí napsat tam to nebo raději to? Co bude častější a škodlivější? A jakými fotkami to vše doplním? A co průvodní odstavec? Musím se podívat i na výzkum, v kolik hodin je dobré informovat na Facebooku, že vyšel nový článek, aby si jej všimlo co nejvíce mých fanoušků….

Nemůžu usnout. Na druhý den jsem nedospaná, lehce rozmrzelá a vzniklou pauzu přes den se snažím naplnit psaním článku. Myšlenky se  mi míhají sem a tam, co všechno bych do něj mohla dát. Večer usínám s dětmi a doháním špatnou předešlou noc. Mám splněno? Mohla jsem si nějaký úkol odškrknout? Ani náhodou.

  • Varianta B – do seznamu úkolů si zapíši:
    • udělat strukturu článku
    • rozepsat jednotlivé body dle struktury
    • nafotit foto
    • upravit foto
    • doladit grafiku
    • zveřejnit
    • provést průzkum, kdy zveřejnit na Facebooku
    • napsat průvodní slovo na Facebook

Večer před spaním mne napadne pár skvělých nových myšlenek, co do článku můžu napsat, rychle je napíšu do diáře, kde si vedu nápady na články. Následující den mám volné okénko během dne, sepíšu si strukturu, nafotím pár fotek a večer se ještě vrhu na rozepsání jednoho bodu dle struktury. Ha 3 fajfky! Jsem dobrá!

3. Nenecháváte si „bílá místa“

Když jsem s diářem začínala, měla jsem neustále pocit, že bych do něj přece měla něco zapisovat. Kromě schůzek…. Co ještě psát? Vždyť já ten diář mám úplně prázdný?! A chytila jsem se do pasti. Do pasti toho, že diář musí být popsán od shora až dolů ( jsem typ, který plánuje den vertikálně). Přece tam nemůžu nechat volné místo! Přece mám celé dny tolik práce! Přece to nemůže vypadat, že zrovna nemám co na práci! A podobné myšlenky. A tak jsem si psala obrovské hory úkolů. Ba co hůř, zapisovala jsem si tam snad všechny projekty, které jsem měla zrovna rozdělané – ale ne jednotlivé kroky, prostě a jednoduše celé projekty. A večer co večer velkou část přepisovala na další den. Frustrace ve mě rostla. Vždyť jsem celý den v jednom kole, jak je možné, že jsem toho udělala tak málo?

Pokud si naplánujete spoustu úkolů na konkrétní den, je více než pravděpodobné, že neuděláte všechny. Může přijít nečekaná událost. Můžete špatně odhadnout čas, jaký Vám jednotlivé úkoly zaberou. Můžete prokrastinovat. A večer si připadáte mizerně, že nemáte splněno vše, co jste si naplánovali.

Řešení je jednoduché. Nechávejte si volná místa. Bílá místa v diáři (ne, není to kacířství!). Pokud nestíháte, budete rádi, že máte vyhrazený čas na dohánění restů. Pokud příjde nějaký neočekávaný úkol, budete rádi, že máte vyčleněn čas, kdy tyto úkoly můžete splnit. A co když stíháte a nic neočekávaného nepříjde? Máte čas navíc pro sebe! Zrelaxujte, naberte sílu a vrhněte se na další blok úkolů!

A večer? Večer budete mít splněno! Usnete s pocitem dobře odvedené práce! Nestojí to za to, nechat v diáři bílé místo?

Malý tip: pokud nechcete v získaném čase relaxovat, ale opět na sobě pracovat, veďte si týdenní/měsíční seznam úkolů. V získaném čase pak jen kouknete na tento seznam a dle chuti něco zpracujete.

4. Nepíšete si priority

Kouknete se na seznam úkolů. Víte přesně, co potřebujete dělat urgentně? Umíte ty nejdůležitější úkoly rozeznat na první pohled? Nebo Vám zapadají v seznamu a ten nejdůležitější se nachází někde mezi zalít kytky a koupit toaletní papír? (Ehm… blbý příklad, toaleťák je TOP!)

Pokud se Vám často stává, že se během dne nezastavíte a přesto na konci dne (nebo na konci pracovní doby) zjístíte, že to nejdůležitější jste zapomněli a tak to honem napravujete, doporučuji zavést si TOP 3 (nebo TOP 5) kolonku na prioritní úkoly dne. Když pak začínáte pracovat, snadno na první pohled zjístíte, čemu se věnovat přednostně.

5. Nemáte plánovací rutinu

Vřele Vám doporučuji si zavést pravidelné posezení s diářem. Pomůže Vám to lépe se soustředit na Vaše vytyčené cíle, určit další krok k jejich dosažení. Nepřehlédnout důležitý milník. Nezapomenout na schůzku. Připravit se včas na prezentaci.

Během i malých plánovacích chvil si v myšlenkách utřídíte, kam směřujete, posílíte motivaci, zrevidujete uběhnutý den/týden, sepíšete nápady… Pročistíte mozek.

Zaveďte si chvilku s diářem třeba v rámci večerní rutiny (článek zde). Jednou týdně projděte diář týden zpět a týden dopředu a sepište si hlavní úkoly následujícího týdne. Ujasněte si, co je Vaším záměrem. Sepište to! Nemusíte nad diářem sedět hodinu, stačí 5 minut a uvidíte velký rozdíl!

Miluji diáře. Miluji plánování. A ráda pomáhám lidem okolo sebe s plánováním tak, aby jim pomohlo plnit jejich sny a cíle. Můj příběh si můžete přečíst zde >>
Komentáře

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.